Skrócenie czasu decyzji o 24% dla firmy logistycznej
Wprowadziliśmy nową strukturę raportowania między 7 dyrektorami oddziałów a zarządem we Wrocławiu.
Zarząd Pol-Trans Logistyka mierzył się z paraliżem decyzyjnym na linii centrala–oddziały. Przenieśliśmy zasady dyplomatycznej wymiany informacji, aby skrócić obieg dokumentów między 7 dyrektorami regionalnymi a biurem we Wrocławiu.
Wyzwanie
W sierpniu 2024 roku proces zatwierdzania wydatków powyżej 12 000 PLN trwał średnio 9 dni roboczych. Każdy z 7 dyrektorów oddziałów raportował sytuację w innym formacie, co zmuszało zarząd do dopytywania o szczegóły w 14-16 mailach na każdą sprawę. Brak jasnego podziału ról sprawiał, że błahe decyzje operacyjne trafiały na stół prezesa, zamiast być rozstrzygane na poziomie oddziału. Powodowało to frustrację kadry i realne opóźnienia w serwisowaniu floty 83 pojazdów ciężarowych.
Podejście
Zastosowaliśmy audyt komunikacyjny wzorowany na metodach sprawdzonych w dyplomacji. Przez 3 tygodnie obserwowaliśmy przepływ notatek służbowych i analizowaliśmy treść maili. Wyeliminowaliśmy zbędne emocje przy stole, wprowadzając sztywne ramy raportowania faktów. Nasz 3-osobowy zespół przeprowadził indywidualne rozmowy z kadrą zarządzającą, identyfikując 14 konkretnych punktów zapalnych, w których informacja była zniekształcana lub niepotrzebnie wstrzymywana przez brak jasnych wytycznych.
Rozwiązanie
Wdrożyliśmy autorski system 'Jasny podział ról' oraz ujednolicony Protokół Przekazywania Faktów. Każdy dyrektor oddziału otrzymał wzór 1-stronicowego briefu decyzyjnego, który wymusza konkretne dane bez lania wody. Zarząd przestał otrzymywać surowe dane do analizy, a zaczął dostawać gotowe rekomendacje z 2 wariantami rozwiązania. Dodatkowo ustaliliśmy limity decyzyjne: sprawy do kwoty 5 500 PLN dyrektorzy zamykają teraz samodzielnie w ciągu 24h, co odciążyło kalendarz zarządu o 3.2 godziny tygodniowo na osobę.
Rezultaty
Uporządkowanie kanałów komunikacji wyeliminowało 67% zbędnych zapytań mailowych i pozwoliło zarządowi skupić się na strategii zamiast na gaszeniu pożarów w oddziałach.
Harmonogram
-
Sierpień 2024Audyt 14 punktów zapalnych w obiegu dokumentów we Wrocławiu
-
Wrzesień 2024Warsztaty Protokół Jasności dla 7 dyrektorów regionalnych
-
Październik 2024Testowe wdrożenie 1-stronicowych briefów decyzyjnych
-
Grudzień 2024Analiza wyników i finalna korekta procedur raportowania
"Wcześniej utykaliśmy na drobiazgach, a maile krążyły tygodniami. Dzięki nowym zasadom raportowania dokładnie wiemy, kto za co odpowiada i decyzje zapadają bez zbędnego gadania przy stole."